Resume Topik 12 (Struktur dan Desain Organisasi)

 Resume Topik 12 (Struktur dan Desain Organisasi)

● Definisi Struktur Organisasi

            Perkembangan dalam berbagai bidang pada beberapa tahun terakhir menjadikan organisasi-organisasi mengadakan perubahan ataupun pembaruan, terhadap bentuk struktur organisasinya. Berbagai desain struktur organisasi, dimaksudkan untuk memberikan solusi yang paling mendukung dan mempermudah secara efektif dan efisien bagi anggotanya untuk melakukan kegiatan organisasinya dalam mencapai sasaran organisasi. Berkaitan dengan hal di atas maka yang dimaksud struktur adalah struktur organisasi adalah bagaimana tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan di koordinasi secara formal, dan lebih lanjud dapat pula dikatakan bahwa “Organization structure defines how takes are to be allocated, who reports to whom, and the formal cordinating mechanisms and interaction patters that will be followed. Namun demikian, perlu diberikan batasan yang dimaksud dengan struktur, struktur adalah pola interaksi yang ditetapkan dalam suatu organisasi dan yang mengoordinasikan teknologi dan manusia dalam organisasi.

● Dasar – dasar struktur organisasi

- Spesialisasi Kerja Seluruh pekerjaan yang ada di organisasi dipilah-pilah menjadi sejumlah langkah, dengan tiap langkah diselesaikan oleh seorang individu yang berlainan. Yang mana pada hakikatnya spesialisasi kerja adalah bahwa daripada seluruh pekerjaan dilakukan oleh satu individu, lebih baik setiap individu-individu berspesifikasi dalam mengerjakan bagian dari suatu kegiatan yang berada di dalam sebuah organisasi. Sehingga tujuan akan tercapai lebih efektif.

  a. Pengelompokan kegiatan berdasarkan fungsi yang dijalankan

  b. Pengelompokan kegiatan berdasarkan tipe produk yang dihasilkan organisasi itu

  c. Pengelompokan kegiatan berdasarkan atas dasar geografi atau teritori

  d. Pengelompokan kegiatan berdasarkan proses

- Formalisasi Mengacu sampai tingkat mana pekerjaan dalam organisasi itu dibakukan. Jika suatu pekerjaan dalam sebuah organisasi sangat diformalkan maka pelaksanaan pekerjaan kurang mendapatkan keleluasaan untuk dapat mengerjakan sesuatu, kapan dan bagaimana cara seharusnya untuk mengerjakannya.

-.Rantai Komando Rantai komando adalah garis yang tidak putus dari wewenang yang menjulur dari puncak organisasi ke tingkat terbawa sebuah organisasi sehingga memperjelas siapa melapor ke siapa, misalnya kepada siapakah saya bertanggung jawab

- Rentang Kendali Rentan kendali merupakan hal yang penting dalam menentukan struktur organisasi karena karena dalam hal ini manajer puncak menentukan banyaknya manajer dan tingkatan yang dimiliki sebuah organisasi. Dengan beberapa bawahan manajer dapat mengarahkan anggota secara efektif dan efisien, hal inilah yang dimaksudkan rentang kendali (span of control).

- Sentralisasi dan Desentralisasi Dalam beberapa oraganisasi, manajer puncak mengambil semua keputusan dan penanganan setiap permasalah. Manajer tingkat lebih bawah semata-mata hanya melaksanakan petunjuk manajer puncak saja. Pada keadaan yang lain ada organisasi diamana pengambilan keputusan ditekan ke bawah ke manajer-manajer yang paling dekat dengan tindakan organisasi. Contoh pertama merupakan organisasi yang bersifat sangat sentralisasi dan yang kedua didesentralisasikan. Ciri dari sebuah organisasi yang sentralisasi ialah structural yang secara inheren berbeda dari organisasi yang didesentralisasikan. Dalam suatu organisasi desentralisasi, tindakan dapat diambil lebih cepat untuk memecahkan masalah, lebih banyak orang memberikan masukan ke dalam keputusan, dan makin kecil kemungkinan para karyawan merasa diasingkan dari mereka yang mengambil keputusan yang menyangkut kehidupan kerja mereka.

● Prinsip – prinsip Organisasi

            Perumusan tujuan secara jelas. Tanpa adanya tujuan organisasi yang jelas, sebuah organisasi itu sendiri akan kehilangan arah pelaksanaanya. Sehingga berjalan di atas ketidakjelasan. Seluruh anggota organisasi memahami dan menjiwai apa tujuan organisasinya, sehingga seluruh anggota kelompok memiliki pedoman bekerja dan dapat menilai hasil kerja mereka. Dengan demikian anggota organisasi yang paham dan menjiwai tujuan organisasi, akan melaksanakan tugasnya dengan penuh kesadaran tanpa adanya paksaan sehingga hasil yang diraihpun akan sesuai harapan atau bahkan melebihi harapan.

● Pondasi – pondasi organisasi

- Koordinasi Untuk menjaga adanya keselarasan dalam suatu organisasi perlu adanya koordinasi antar sesama. Koordinasi memastikan masing-masing bagian pekerjaan, dan ketepatan pelaksanaan para pekerja dalam suatu organisasi dan untuk memastikan tidak adanya bagian yang kelebihan tenaga maupun yang kurang tenaga kerjanya Dalam sebuah organisasi koordinasi dipandang penting karena memberikan beberapa manfaat bagi organisasi itu sendiri diantaranya adalah:

1)Dapat menghindari perasaan saling lepas antara sesama anggotaorganisasi

2) Dapat menghindari saling mengandalkan posisi dan pertengkaran antarasesama anggota organisasi

3) Dapat menghindari terjadi kekembaran tugas dan kekosongan pelaksanabagian tertentu dalam organisasi

4) Mendorong pejabat untuk saling bantu dan memberitahukan masalahyang dihadapi kepada bagian-bagian lain.

- Pelimpahan Wewenang-Wewenang merupakan suatu hak bagi seorang pejabat untuk bertindak agar tugas dan tanggung jawabnya dapat dilaksanakan dengan baik. Seorang pejabat tidak mungkin melaksanakan semua tugas secara sendirian, maka ia harus memberikan tugas itu kepada bawahannya. Pemberian tugas harus disertai dengan penyerahan wewenang yang jelas.

- Jenjang Organisasi Organisasi tidaklah merupakan suatu kumpulan orang-orang yang satu sama lain mempunyai kedudukan yang sama, dan mereka juga bebas bergerak untuk menempati posisi sebagai pimpinan atau bawahan. Organisasi dari pengertiannya merupakan suatu susunan yang logis dengan struktur yang jelas. Maka jenjang dalam suatu organisasi harus jelas dalam memeberikan gambaran tentang kedudukan dan posisi setiap pejabat yang ada. Jika kita tidak ingin organisasi itu menjadi suatu kerumusan orang yang tidak terkontrol sama sekali.

- FleksibilitasSehubung dengan jenjang organisasi yang kita sebutkan di atasdiharapkan jenjang tersebut mempunyai daya fleksibilitas yang tinggi sehingga setiap saat dapat mengadakan perubahan tanpa mengurangi kelancaran organisasi tersebut. Perubahan organisasi dapat terjadi pada perubahan tujuan, perluasan daerah aktivitas, volume kerja dan pertambahan peralatan modern dan sebagainya

● Bentuk – bentuk organisasi

-       Bentuk Lini

Bentuk lini Pada masa perkembangan industry pertama. Bentuk lini ini banyak digunakan di lingkungan militer dan perusahaan-perusahaan kecil. Sehingga bentuk organisasi lini dipandang sebagai bentuk yang paling tua dan dipergunakan secara luas. Bentuk Lini dan StafDidalam organisasi-organisasi kecil, semua karyawan supervisormerupakan orang-orang lini (line personel). Akan tetapi ketika sebuah organisasi mulai membesar, maka perlu adanya staff yang mampu memberikan nasihat dan jasa kepada unit-unit kerja dan orang inilah yang disebut dengan “staff personel”.

-       Bentuk fungsional

Bentuk Fungsional Bentuk organisasi fungsional adalah ketika kekuasaan pimpinandilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan-satuan bidang tertentu yang berada dibawahnya. Sehingga tiap-tiap kepala dari satuan ini mempunyai kekuasaan untuk memerintah semua pejabat bawahan sepanjang masih mengenai bidang-bidangnya.

-       Bentuk tipe panitia

Bentuk Organisasi Tipe Panitia Betuk organisasi ini merupakan suatu tipe dimana pimpinan dan prapelaksana dibentuk dalam kelompok-kelompok yang bersifat panitia. Dengan artian, pada tingkat pimpinan, keseluruhan unsur pimpinan menjadi panitia dan para pelaksana dibagi kedalam kelompokkelompok yang disebut dengan “task force” atau satuan tugas

● Desain Kerja

            Desain pekerjaan dihubungkan dengan proses di mana manajermenspesifikasikan isi, metode dan hubungan pekerjaan untuk kepentingan organisasi dan individu. Kemudian yang dimaksud dengan desain kerja adalah cara menggabungan pekerjaan individual, tingkat fleksibilitas (keliwesan) yang dimiliki karyawan dalam pekerjaan mereka, dan ada atau tidaknya sistem yang mendukung berjalannya organisasi (seperti perawatan kerja dan cuti keluarga). Semuanya mempunyai pengaruh langsung pada kinerja dan kepuasan karyawan. Desain pekerjaan berkaitan dengan penentuan struktur hubungan tugas dan hubungan antar pribadi dari suatu pekerjaan dengan menentukan berapa banyak keanekaragaman, tanggung jawab, signifikansi dan otonomi pekerja diberikan oleh pekerjaannya. Desain pekerjaan berpengaruh besar terhadap efektivitas organisasi. Kepuasan kerja dipengaruhi oleh tuntutan pekerjaan dan sejauh mana tuntutan tugas tersebut sesai dengan kemampuan seseorang. Kadangkala perubahan tugas yang sangat sederhana dapat menyebabkan perubahan besar pada pemegang tugas tersebut. Dengan berkembangnya organisasi dan perubahan factor lingkungan menyebabkan organisasi perlu melakukan desain ulang terhadap pekerjaan.

● Desain Modern

            Desain Organisasi Modern Sama dengan ahli teori organisasi, banyak menejer praktisi yang menjadikecewa dengan cara bagaimana oraganisasi mereka didesain. Sampai beberapa tahun lalu, manajer dirasa kurang berani dalam memodifikasi struktur organisasi klasik bahkan sebagian manajer menolak adanya tantangan eksperimen dan inovasi yang ditawarkan. Akan tetapi, pada era sekarang banyak manajer pada akhirnya dapat mengatasi halangan tersebut dengan membuat perubahan sebuah organisasinya secara drastis. Mereka menyadari bahwa solusi sederhana yang ditawarkan oleh teori klasik tidak memadai lagi dalam lingkungan paradigma baru. Secara khusus, kebutuhan terhadap fleksibilitas, kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan, kreativitas, pengetahuan, dan kemampuan mengatasi ketidakpastian lingkungan adalah tantangan terbesar yang dihadapi oleh sejumlah organisasi modern yang sedang berkembang